ลักษณะเลขาที่ดี ไม่ใช่การทำตัวเซ็กซี่ไปวัน ๆ

หากก่อนหน้านี้คุณคือคนหนึ่งที่มีความเข้าใจที่ผิด ๆ มาโดยตลอดเกี่ยวกับคุณสมบัติของเลขานุการ คุณอาจจะเคยเชื่อและเข้าใจมาเสมอว่า คนมาสมัครและทำหน้าที่เลขานุการได้นั้นต้องสวย ต้องเซ็กซี่ แต่ในความเป็นจริงนั้น นี่ไม่ใช่คุณสมบัติหรือองค์ประกอบที่สำคัญของการเป็นเลขาแต่อย่างใด วันนี้จึงขอแนะนำและสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติและหน้าที่ของเลขานุการกันใหม่ เพื่อให้ทุกคนนั้นได้มีความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน

จรรยาบรรณหลักของอาชีพเลขานุการคือ

1. คุณต้องมีใจรักในองค์กร ซื่อสัตย์สุจริตต่อความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย

2. คุณต้องมีความรับผิดชอบสูง

3. คุณต้องสามารถรักษาความลับของบริษัทได้อย่างดี

4. คุณต้องกระตือรือร้นและพร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เสมอ

5. คุณต้องไม่มีพฤติกรรมในทางที่เสื่อมเสียภาพลักษณ์ ไม่ขายศักดิ์ศรีบนหน้าที่เลขานุการ

6. คุณต้องเป็นคนตรงต่อเวลา

7. คุณต้องเป็นผู้ที่ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับต่าง ๆ ขององค์กรได้ดี

8. คุณต้องสามารถติดต่อสื่อสารกับบุคคลทั้งภายในองค์กรและนอกองค์กรด้วยความมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี

คุณสมบัติหลักที่เลขานุการควรมีคือ

9. สามารถปรับตัวให้เข้ากับทุกสภาวการณ์ได้ดีและเกิดข้อเสียน้อยที่สุด

10. สามารถแนะนำข้อมูลในองค์กรได้ถูกต้องครบถ้วน

11. สามารถทำความเข้าใจกับสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ให้เกิดผลเสียต่อองค์กร

12. มีความซื่อสัตย์และรักในหน้าที่

13. เปิดกว้างรับฟังความคิดเห็นและรับฟังทั้งทัศนคติ ทั้งนี้จะต้องรับฟังความคิดเห็นในแง่บวกและแง่ลบเพื่อนำไปปรับปรุงด้านการทำงานต่อไป

14. ประพฤติตัวให้เป็นตัวอย่างที่ดีแก่องค์กร

15. ไม่ประพฤติตัวให้เสื่อมเสียมาถึงหัวหน้างาน

16. รู้ใจและเข้าใจในความต้องการของหัวหน้างานและองค์กรคุณเป็นอย่างดี

17. วางแผนและเป็นผู้คอยเตือนตารางนัดต่าง ๆ ให้กับผู้จัดการหรือหัวหน้างานของคุณรับทราบในแต่ละวัน

18. ตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่ตลอดเวลา คุณต้องมีความแอคทีฟในด้านการทำงาน

สำหรับปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นกับคนที่ทำหน้าที่เลขานุการทุกคน ก็เห็นจะมีไม่น้อยเลย เพราะในบางครั้งหน้าที่เลขานุการนั้นอาจจะมีความคิดเห็นและความเข้าใจที่ไม่ตรงกับเจ้านายไปทุกเรื่อง แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าคุณผิดจรรยาบรรณหรือคุณไม่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมต่องานเลขานุการ หากเพียงแต่มันเป็นเรื่องธรรมดาที่อาจจะมีความคิดเห็นที่ไม่สอดคล้องหรือคล้อยตามกัน ดังนั้นเมื่อเกิดความแตกต่างทางความคิด คุณควรพิจารณาความคิดเห็นของหัวหน้าคุณว่าเป็นเพราะเหตุใดหัวหน้าจึงมีความคิดเช่นนั้น เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับความคิดในด้านการทำงานของตัวคุณเอง คุณควรจะพึงระลึกและบอกกับตัวเองไว้เสมอ ๆ ว่า หากเมื่อไหร่ก็ตามที่กรณีแบบนี้เกิดขึ้น คุณจะต้องไม่ใช้อารมณ์ในการทำงานเพราะมันอาจจะสร้างผลเสียในระยะยาวให้คุณก็เป็นได้ และทั้งหมดนี้คือสิ่งที่เลขานุการทุกคนควรจะมีมากกว่าความเซ็กซี่และความสวยงาม