5 สิ่งที่ไม่ควรทำเมื่ออยู่ในห้องประชุม

การประชุมเป็นกิจกรรมหลักและถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานในทุก ๆ หน่วยงาน เนื่องจากเป็นกิจกรรมที่ทำเพื่อนำไปสู่ความเข้าใจในวัตถุประสงค์เฉพาะงานในการทำงานร่วมกันของคนในองค์กรหรือเพื่อระดมความคิดเพื่อทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง หรือแม้กระทั่งเพื่อพูดคุยถกเถียงตามแต่จะมีประเด็นเห็นสมควรที่จะต้องปรับจูนความเข้าใจภายในทีมงาน

การประชุมนั้นมีหลายระดับความเป็นทางการ แต่หากจะพูดถึงประชุมในระดับหน่วยงานที่ไม่เป็นทางการอย่างการประชุมรายวันในทีมหรือประชุมผ่ายประจำสัปดาห์ ซึ่งจะต้องพบเจอกันอยู่บ่อย ๆ หากผู้เข้าร่วมประชุมมีความเข้าใจถึงความสำคัญในการประชุมที่ตรงกัน จะเป็นส่วนช่วยให้การประชุมนั้น ๆ บรรลุเป้าหมายได้ และเมื่อการประชุมเสร็จสิ้นด้วยดี อาจหมายถึงความสำเร็จภายในหน่วยงานหรือขององค์กรได้ แต่เราก็มักจะพบเห็นพฤติกรรมที่ไม่สมควรในการประชุม ซึ่งอาจแบ่งเป็นหัวข้อย่อย ๆ ได้ดังนี้

การพูดคุยเสียงดังรบกวน การประชุมห้องใหญ่นั้นบางครั้งอาจต้องมีการพูดคุยหรือตกลงกันระหว่างเพื่อนร่วมงานกลุ่มย่อย การก่อประชุมซ้อนนั้น ๆ อาจก่อให้เกิดเสียงดังและทำลายสมาธิของผู้อื่นได้ ควรงดหากไม่จำเป็น

การใช้โทรศัพท์มือถือ ไม่ว่าจะเป็นคุยโทรศัพท์ คุยแชทงานกับลูกค้าหรือส่งอีเมล์ หากมีความจำเป็นเร่งด่วนอาจต้องออกจากที่ประชุมเพื่อใช้โทรศัพท์ให้เรียบร้อย การแชทข้อความหรืออีเมล์เรื่องงานก็เช่นกัน หากไม่เร่งด่วนก็ควรรอก่อน

ไม่เตรียมการประชุม การประชุมส่วนใหญ่นั้นเรามักจะรู้ก่อนว่ามีวาระอะไรในการประชุม นอกเหนือจากการตามงานที่เป็นหน้าที่ที่ผู้ร่วมประชุมจะต้องรับผิดชอบแล้ว การเตรียมการประชุม เช่น หาข้อมูลที่จำเป็นที่เมื่อเวลา Brainstorm จะได้มีความคิดเห็น และประหยัดเวลาได้มาก

พูดนอกเรื่องไม่อยู่ในประเด็น พูดเยิ่นเย้อ หรือพูดโต้เถียงเพื่อเอาชนะ การประชุมใด ๆ จะมีประสิทธิภาพ รวดเร็วได้ ปัจจัยสำคัญหนึ่งเกิดจากการพูดคุยในที่ประชุม การพูดแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมควรกระชับ ตรงประเด็น ชัดเจนและไม่ต้องอารัมภบทหากไม่จำเป็น บางกรณีอาจต้องชักแม่น้ำทั้งห้าเพื่อหว่านล้อมที่ประชุม ก็ให้พิจารณาตามแต่กรณีไป

การไม่ให้เกียรติที่ประชุม ไม่เคารพผู้อื่น เช่น ลุกเดินเข้าออกห้องประชุมบ่อยและไม่มีเหตุจำเป็น กินขนมหรือแม้แต่การนอน ทั้งนี้การประชุมแต่ละที่อาจมีบรรยากาศที่ต่างกัน การกินขนมหรือลุกขึ้นเพื่อไปชงกาแฟอาจเป็นเรื่องปกติ เพียงแต่ต้องพึงระลึกไว้เสมอว่าควรหรือไม่ควรก็ให้พิจารณาตามความเหมาะสมเป็นกรณีไป

โดยสรุปรวมแล้ว เพียงแค่การสำรวมกริยาไม่ทำอะไรจนเกินงามในที่ประชุม ไม่ว่าลัษณะการประชุมนั้นจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ บรรยากาศจะตึงเครียดหรือสบาย ๆ การมีมารยาทในที่ประชุม ไม่กระทำการใด ๆ ให้เป็นที่รบกวนการประชุมทั้งในแง่ทำลายสมาธิ เช่น พูดคุยเสียงดังหรือการทำให้ที่ประชุมเสียเวลา อย่างการพูดนอกประเด็น ย่อมเป็นสิ่งที่ควรระลึกไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเสมอ เมื่อเป็นดังนี้ได้แล้ว การประชุมก็ถือได้ว่าประสบผลสำเร็จแล้วกว่าครึ่ง